Ethiek en basisregels voor zakelijke communicatie

Bedrijfscommunicatie is een manier van communicatie tussen mensen in het kader van hun ondernemersactiviteit of het uitvoeren van hun werk. Dat wil zeggen, dit is een type communicatie dat verband houdt met het productieproces van een product of het leveren van een dienst en dat geen verband houdt met persoonlijke of sociale relaties tussen mensen.

Beschaafde zakelijke communicatie is gebaseerd op het naleven door de deelnemers van bepaalde ongeschreven regels en voorschriften die bijdragen tot het bereiken van de doelen die door de partijen zijn gesteld en het onderhouden van goede zakelijke relaties tussen hen die noodzakelijk zijn voor verdere wederzijds voordelige interactie.

Het belangrijkste verschil tussen zakelijke relaties en andere is hun regulering. Dit impliceert het bestaan ​​van bepaalde grenzen in relaties bepaald door culturele tradities, universele morele principes en de vereisten van beroepsethiek.

Ethiek van zakelijke communicatie is een van de componenten van de algemene ethiek, die alle kenmerken van de laatste heeft. In algemene zin kan dit concept worden beschouwd als een soort portfolio van ideeën over moraliteit, normen en regels die mensen begeleiden in hun relaties met elkaar in het proces van productie-activiteiten.

De basisprincipes van bedrijfsethiek zijn:

• het verkrijgen van voordelen door het maximale aantal deelnemers aan een zakelijke relatie;
• zorgen voor gelijke toegang voor alle deelnemers in een relatie tot het onderwerp van een zakelijke relatie.

In zakelijke communicatie is de contradictie tussen ethische normen en de essentie van ondernemersactiviteit, die zakenmensen op verschillende manieren beslissen, altijd zeer acuut. In elk geval komt deze oplossing neer op een van de hoofdposities:

• De essentie van de pragmatische positie of het principe van het utilitarisme is dat ethiek en zaken onverenigbare concepten zijn. Het belangrijkste is om op alle mogelijke manieren maximale winst te behalen. Praten over ethiek, sociale verantwoordelijkheid en ethische normen, ondernemers die zich aan dit standpunt houden, proberen het te vermijden.
• De beschaafde positie of het principe van de morele imperatief is gebaseerd op het feit dat het een ethiek is die kan helpen de winst te maximaliseren, zakelijke contacten uit te breiden of te versterken, ethische gedragsregels in de samenleving als geheel te introduceren en te versterken, wat niet anders zal bijdragen aan een verdere welvaart van het bedrijfsleven.

Bedrijfsethiek maakt tegenwoordig gebruik van kennis uit verschillende vakgebieden (ethiek, psychologie, wetenschappelijke organisatie van arbeid).

Er zijn verschillende basistaken voor etiquette:

• De aanwezigheid van bepaalde vastgestelde gedragsnormen en de noodzaak om hieraan te voldoen, vereenvoudigen de communicatieprocedure zowel met andere organisaties als met de werknemers, aangezien werken volgens algemeen aanvaarde modellen veel sneller en eenvoudiger is. Bij het observeren van zakelijke etiquette stellen deelnemers aan communicatie zich nauwkeurig voor wat ze van elkaar kunnen verwachten.
• Etiquette draagt ​​bij aan het onderhouden van normale relaties met vertegenwoordigers van de externe omgeving van de organisatie, evenals aan het creëren van een werkomgeving in het team.
• Het ondersteunt ook de morele troost van elke communicatiedeelnemer. In iemands leven is mentale stabiliteit vaak belangrijker dan fysiek comfort. De aanwezigheid van de regels van professionele relaties draagt ​​bij aan iemands werkvoldoening.

De basisprincipes van de bedrijfsetiquette zijn gebaseerd op het feit dat bij het nemen van een beslissing, de grenzen van acties moeten worden gecombineerd met de morele waarden van andere communicatiedeelnemers en kunnen worden gecoördineerd met hun interesses. Tegelijkertijd moet coördinatie een moreel gerechtvaardigd doel hebben, voor de verwezenlijking waarvan alleen ethisch relevante instrumenten moeten worden gebruikt.

Er zijn verschillende basisprincipes:

• Interpersoonlijke. Alle communicatie, inclusief zaken, vindt plaats tussen mensen met hun persoonlijke kenmerken. En ondanks het feit dat communicatie tussen hen een professionele focus heeft, zullen interpersoonlijke relaties nog steeds het interactieproces beïnvloeden.
• Continuïteit. De essentie van dit principe ligt in het initiëren van constant contact door de deelnemers aan communicatie, als ze zich op het gebied van visie van elkaar bevinden. Uitgaande van het feit dat mensen zowel verbale als non-verbale middelen communiceren, delen ze voortdurend bepaalde informatie met elkaar, waaraan elke communicatiedeelnemer zijn eigen betekenis geeft en zijn eigen conclusies trekt.
• Doelgerichtheid. Elke interactie heeft een specifiek doel of meerdere doelen. Ze kunnen echter expliciet en impliciet zijn. Spreken voor het publiek, de spreker heeft een duidelijk doel om het publiek bepaalde materiaal en impliciet over te brengen - bijvoorbeeld om zijn opmerkelijke intelligentie en welsprekendheid aan het publiek te tonen.
• Multidimensionaliteit. Dit principe houdt in dat in zakelijke relaties niet alleen informatie wordt uitgewisseld, maar ook de regulering van de relaties tussen de partijen. Dat wil zeggen dat de deelnemers in professionele interactie elkaar hun emotionele houding overbrengen, die als regulator van hun zakelijke relaties fungeert.

Op basis van de bovenstaande doelstellingen en principes van bedrijfsethiek, kunnen professionele ethische regels worden opgesteld, die even noodzakelijk zijn voor de naleving van zowel gewone werknemers in het team, als de manager of eigenaar van de onderneming.

Ze zijn een van de belangrijkste instrumenten voor succes in een beroep of bedrijf:

• Nauwkeurigheid en stiptheid. Als lid van een professionele of commerciële relatie, moet u nooit proberen te laat te zijn voor werk, een vergadering of een zakelijke bijeenkomst. Immers, de mate van respect en vertrouwen in een persoon die zichzelf voortdurend laat wachten en tegelijkertijd de tijd van andere mensen verspilt, neemt snel af. Deze eigenschap van anderen spreekt van het onvermogen zich aan te passen aan het moderne ritme van het leven, onbetrouwbaarheid. Het is ook belangrijk om de tijd van anderen te waarderen en niet om onnodige gesprekken te voeren zonder hun toestemming.
• Efficiënte organisatie van de werkruimte. De werkplek kan welsprekend vertellen over de eigenaar. Het is duidelijk dat als het op orde wordt gehouden, hetzelfde kan worden gezegd over de gedachten van een persoon.Bovendien bespaart het aanzienlijk de werktijd. Inderdaad, het kan veel tijd kosten om het juiste document op het bureaublad te vinden dat vol zit met papier.
• Beleefde communicatie en respect voor anderen. In zakelijke relaties is het belangrijk om de gesprekspartner te respecteren en ernaar te streven zijn positie te bepalen en de situatie door zijn ogen te bekijken. Beledigingen en vernederingen in het professionele veld zijn onaanvaardbaar, evenals schreeuwende, "sterke" uitdrukkingen en lichtschakeling. Je moet niet alleen in hun eigen belang kunnen handelen. In dit geval is het niet nodig om buitensporig altruïsme te tonen. Dit soort gedrag kan praten over overmatige zachtheid.

• Uiterlijk overeenkomstig de situatie. Je moet altijd onthouden dat uiterlijk een belangrijk onderdeel is van zakelijke communicatie. Het belangrijkste in het beeld is niet de aanwezigheid van dure attributen, maar netheid en nauwkeurigheid. Als het kantoor een bepaalde kledingstijl heeft, is het beter om je eraan te houden, zodat je geen negatieve houding tegenover jezelf hebt, zowel van het management als van collega's.
• Werkhouding. Als een medewerker resultaatgericht is, heeft dit een positief effect op zijn carrière en op de efficiëntie van het bedrijf. De houding "zorgeloos" veroorzaakt nooit vertrouwen. Met dergelijke werknemers kan het bedrijf nauwelijks hopen zijn doelen te bereiken.
• Ingetogen gebarentaal. Vergeet persoonlijke ruimte niet. Zakelijke etiquette accepteert geen tactiele contacten tussen deelnemers aan communicatie. Kussen en aanrakingen zijn niet toegestaan. Het enige dat kan plaatsvinden is een handdruk. Het is ook de moeite waard om verschillende gebaren en gezichtsuitdrukkingen te minimaliseren, omdat je ze gemakkelijk kunt gebruiken om understatement of onzekerheid te identificeren. De rug moet recht worden gehouden, de look moet stevig zijn en bewegingen moeten duidelijk zijn.

• Regels voor iedereen. Zakelijke etiquette is een voor iedereen, zowel voor mannen als vrouwen. Een zakenvrouw kan ook de hand van de gesprekspartner de hand schudden. Ze kan echter niet flirten, een eenduidige blik werpen of mompelen. Karakteristieken van de aard van de partij bij een zakelijke relatie mogen niet openbaar worden gemaakt. Severity and restraint - dit zijn de basisregels die in een werkomgeving moeten worden gevolgd.
• Hiërarchische compliance. In bedrijfscommunicatie komt het principe van hiërarchie niet op de voorgrond van het geslacht. Dat wil zeggen, de status van een werknemer wordt bepaald door zijn plaats op de kantoorladder. Ondergeschiktheid is een van de belangrijkste regels in zakelijke relaties.
• Relaties binnen het team. Het bereiken van de bedrijfsdoelen is onmogelijk zonder een effectief team. En een goed team is gebouwd op de juiste interactie tussen haar leden (soepele relaties, de afwezigheid van "favorieten" en "slachtoffers", de onontvankelijkheid van persoonlijke relaties).

• vertrouwelijkheid. Medewerkers moeten vertrouwelijke informatie, officiële geheimen kunnen bewaren, de situatie in het bedrijf niet kunnen dekken, de bescherming van persoonlijke gegevens kunnen bewaken.
• Zakelijke toon in letters. In correspondentie die namens het bedrijf wordt verzonden of als reactie op een document, moet u de regels voor zakelijke correspondentie naleven.

In een traditionele samenleving in relatie tot de waarden en normen van zakelijke etiquette in een organisatie Er zijn verschillende soorten menselijk gedrag:

• "Gedisciplineerd" - een toegewijde medewerker van de organisatie die de gedragsnormen die in haar worden gehanteerd volledig accepteert en zich zodanig gedraagt ​​dat er geen belangenconflict ontstaat (het zijne en het bedrijf).
• "Past" - Een medewerker die zich in het bedrijf gedraagt ​​volgens algemeen aanvaarde normen, maar zijn waarden niet aanvaardt. Ondanks het feit dat een dergelijke werknemer zich aan de regels houdt, kan hij niet loyaal en loyaal aan het bedrijf worden genoemd. In extreme omstandigheden voor hem kan hij een daad begaan die indruist tegen de waarden van het bedrijf.
• "Original" - het type werknemer dat de waarden van het bedrijf deelt, maar de daarin vastgestelde gedragsnormen zijn onaanvaardbaar voor hem. In dit opzicht kan een dergelijke persoon conflicten hebben met het management en collega's. Een succesvolle aanpassing van een dergelijke werknemer is alleen mogelijk als het bedrijf bij wijze van uitzondering toestaat algemene normen niet te volgen.
• "Rebel" - een werknemer voor wie de waarden en regels die in de organisatie zijn vastgesteld vreemd zijn. Ondanks waarschuwingen worden barrières doorbroken en worden voortdurend conflicten met anderen op alle niveaus van de hiërarchie tot stand gebracht. De noodzaak om zich aan bepaalde patronen te houden, wordt door hen als negatief ervaren. De reden hiervoor kan zijn de onwil om de betekenis van eigen normen en waarden te begrijpen en het gebrek aan noodzakelijke vaardigheden hiervoor.

Kenmerken van communicatie, vanwege professionele taken of bedrijfsbehoeften, zijn afhankelijk van welk niveau of tussen welke niveaus van managementhiërarchie het plaatsvindt. Overweeg elk type interactie afzonderlijk.

De belangrijkste inhoud van ethische regels in de communicatie tussen de ondergeschikte en het hoofd is teruggebracht tot Enkele hoogtepunten:

• Ondergeschikt aan zijn gedrag zou moeten helpen om een ​​comfortabele psychologische sfeer in het team te behouden en zijn baas hierbij te helpen.
• Een poging van een ondergeschikte om een ​​meerdere te leiden, wordt beschouwd als een manifestatie van het niet naleven van het hiërarchische principe en het gebrek aan respect. De ondergeschikte heeft het recht om zijn mening te geven aan het hoofd, maar in de juiste vorm en rekening houdend met zijn positie.
• Een categorische toon bij communicatie met management is niet toegestaan.
• Een beroep op het hoofd van het hoofd wordt als onaanvaardbaar beschouwd.

De kenmerken van de categorie relaties verticaal van boven naar beneden worden bepaald door de regel: met ondergeschikten moet je relaties opbouwen zoals je zou willen dat de relatie met de leider eruit zou zien.

De manager moet:

• streven naar een samenhangend team dat streeft naar gezamenlijke doelen;
• ontdek de redenen voor problemen die zich voordoen in het proces van professionele activiteit;
• de aandacht van ondergeschikten vestigen op onvervulde orders van het management;
• de verdiensten van hun ondergeschikten waarderen;
• vertrouw op je ondergeschikten;
• geef je fouten toe;
• behandel alle werknemers gelijk.

Het hoofd kan niet:

• kritiek op de identiteit van de werknemer;
• opmerkingen maken met andere ondergeschikten;
• toon medewerkers dat de manager geen controle heeft over de situatie.

De essentie van de regels van etiquette met betrekking tot de richting van relaties horizontaal, is het respecteren van het principe van empathie, dat wil zeggen jezelf voorstellen als je collega.

Hier zijn enkele voorbeelden van regels voor werknemersetiquette voor werknemers:

• bel collega's bij naam, omdat het pad naar het bouwen van vriendschappen ligt bij de naam van een persoon;
• lach en wees vriendelijk met collega's;
• probeer te luisteren naar collega's, niet alleen jezelf;
• beschouw elke werknemer als een individu;
• behandel uw collega's zo onpartijdig mogelijk;
• probeer verantwoordelijkheden te delen bij het uitvoeren van algemene taken;
• maak geen onmogelijke beloften.

In de volgende video leert u meer over de belangrijkste zakelijke communicatievaardigheden.