Etiquette en ethiek van zakelijke correspondentie

De moderne zakelijke realiteit is zodanig dat slechts 15% van de middelgrote en grote ondernemers die hun positie in de markt willen versterken, hun doelen bereikt. Het is om deze reden dat de relevantie van de bedrijfsetiquette steeds groter wordt, omdat niet-naleving van zijn normen, om een ​​aantal andere redenen, vaak leidt tot een breuk van nuttige zakelijke relaties.

In een brede interpretatie van ethiek wordt een reeks algemene principes genoemd die gericht zijn op het reguleren van sociale relaties. Dienovereenkomstig behandelt de ethiek van zakelijke relaties kwesties die verband houden met de vastgestelde volgorde en stijl van interactie in de zakelijke sfeer.

Gedetailleerde ethische aspecten van zakelijke relaties zijn zakelijke etiquette, waaronder bijvoorbeeld de procedure voor het voeren van onderhandelingen, de regels voor zakelijk gedrag, zakelijke tradities en rituelen, elementen van ondergeschiktheid, manieren en stijlen van communicatie en schrijven, evenals vragen over de juistheid in het omgaan met partners en zakelijke collega's.

Het belang van ethiek en etiquette, als onderdeel ervan, ligt in het feit dat de normatieve basis die naar voren is gekomen als resultaat van een lange praktijk de communicatie in grote mate vereenvoudigt, en een begrijpelijke en toegankelijke context creëert in de zakelijke sfeer die het mogelijk maakt om doelen te bereiken en tijd te besparen.

Met andere woorden, we hebben het over een speciaal algoritme voor het oplossen van bedrijfsproblemen, waardoor we de gewenste bedrijfsdoelen op een rationele en conflictvrije manier kunnen vaststellen en met succes kunnen bereiken. Het eigendomsniveau van dit algoritme stelt ons in staat om directe conclusies te trekken over de mate van professionaliteit van een zakenpartner of een tegenstander in een zakelijk geschil.

In dit verband is het belangrijk om de volgende algemene principes na te leven:

• stiptheid overal en in alles;
• informatiebeveiliging;
• geluid altruïsme;
• gunstig, passend bij het bedrijfsimago;
• bekwaam mondeling en schriftelijk spreken;
• de regels van de bedrijfsspeech cultuur volgen.

Typen zakelijke correspondentie zijn divers en kunnen met een zekere mate van conventionaliteit in twee hoofdtypen worden verdeeld:

• interstate - tussen staatsorganisaties, buitenlandse vertegenwoordigingen en ambtenaren (verschillende nota's, memoranda en andere vormen) zijn elementen van diplomatieke betrekkingen;
• commercieel - brieven met een semi-officiële status die worden gebruikt op het gebied van zakelijke relaties tussen instellingen en organisaties.

De stijl van het schrijven van een officiële brief, ondanks linguïstische en sommige traditionele verschillen, heeft een zekere gemeenschappelijke basis en een groep instellingen die door de gevestigde praktijk zijn ontwikkeld. Een aantal vereisten voor directiviteit van het protocol, bepaald door de positie van de afzender en geadresseerde rangen, zijn bijvoorbeeld gebaseerd op de initiële instellingen van wederzijds respect en correctheid. Daarom moet het, ongeacht het type document, structureel de volgende elementen bevatten:

• beroep (officiële status van de geadresseerde);
• een compliment (beleefde slotletter);
• ondertekening;
• datum (dag, maand, jaar en plaats van schrijven van het bericht);
• adres van de afzender (achternaam, officiële status, adres bovenaan of onderaan de eerste pagina van de brief).

Daarnaast zijn er een aantal regels die direct verband houden met de letters:

• zakelijke brieven worden alleen op hun voorkant geschreven op briefhoofden of vellen papier;
• paginering gebeurt in Arabische cijfers;
• berichten worden uitgevoerd in afgedrukte tekst;
• uitwissingen en correcties zijn niet toegestaan ​​in de body van het document;
• het document is binnen gevouwen tekst;
• wachttijd voor een antwoord op de brief is niet meer dan tien dagen.

De bedrijfsboodschap moet een duidelijk doelwit hebben en één vraag bevatten, en het hele punt van de tekst moet volledig en volledig afhankelijk zijn van de inhoud ervan, of het nu gaat om een ​​aanbieding, een commercieel onderzoek of gewoon om relevante informatie.

De classificatie van zakelijke berichten is divers en hangt af van hun functionele en gerichte oriëntatie. Letters zijn bijvoorbeeld:

• aankondigen;
• herinneren;
• uitnodigingen;
• informobzory;
• gezindheid;
• ondersteunen;
• andere typen.

In commerciële correspondentie de meest typische:

• queries;
• bieden;
• boekingen;
• klacht;
• garantiebrieven.

Als een vorm van zakelijke communicatie, in de strikte betekenis van de definitie, zijn brieven verdeeld in 2 soorten - zakelijke en privéambtenaar.

Voor bedrijven zijn correspondentie, varen tussen organisaties en instellingen. Een privé-officiële brief is een bericht dat door een privépersoon of, omgekeerd, door een instelling, naar een instelling wordt gestuurd - naar een privépersoon.

Er zijn een aantal zakelijke correspondentieregels.

• De brief moet het ontstaan ​​van bedrijfsbelangen van de ontvanger stimuleren, duidelijk en op basis van overtuigende feitelijke gegevens, de voordelen van het partnerschap aantonen en de ongebrokenheid van het verbreken van het partnerschap. De tekst moet bemoedigend en motiverend zijn voor samenwerking.
• De manifestatie van excessieve persoonlijke emoties in een zakelijke brief is niet de beste manier om iemands zaak te bewijzen en het probleem op te lossen.
• Om overbelasting en verstopping van de tekst van de brief te voorkomen, is het noodzakelijk om figuratieve vergelijkingen, metaforen, allegorieën en hyperbolen te vermijden.
• Voor een duidelijke en beknopte presentatie van het onderwerp, is het beter om eenvoudige zinnen te gebruiken, om bijzonderheden en overdadige detaillering te vermijden. Het basisidee van het bericht moet alleen worden ondersteund door relevante argumenten, die meestal in de bijlagen bij de brief worden geplaatst (grafieken, grafieken, digitale gegevens).
• In de tekst moeten paragrafen worden toegewezen, waarvan elk, die een onafhankelijke gedachte vertegenwoordigen, begint met een nieuwe regel.

• In een zakelijk geschreven bericht mogen beschrijvende adjectieven, extra verduidelijkingen en details niet worden gebruikt. Aan het einde van het schrijven is het raadzaam om het document te controleren en zinsneden uit te sluiten die de eigenlijke semantische inhoud niet dragen.
• Geletterdheid is een basiselement van de tekst. De aanwezigheid van spelling en andere fouten in het bericht is onaanvaardbaar.
• Het opgeven van het onderwerp van de brief is verplicht. Het onderwerp in de documenten moet kort en ruim worden weergegeven, het bespaart tijd bij het lezen en karakteriseert de afzender positief. Als de brief per e-mail wordt verzonden en bijzonder belangrijke informatie bevat, moet deze worden voorzien van een speciale "vlag" die beschikbaar is in de elektronische service.
• Goede leesbaarheid van de tekst wordt geboden door Arial- of Times New Roman-lettertypen met een gemiddelde lettergrootte. Met speciale behoefte zijn sleutelideeën cursief of vetgedrukt toegestaan.

• In de tekst is het handig om subkoppen (3-4) te gebruiken, die een beter begrip van de vermelde tekst geven.
• Opsommingen, lijsten en lijsten kunnen het best worden gemaakt met behulp van speciale markeringen.
• Bedrijfssjabloon (schema) - een uitstekende indicator van efficiëntie en objectiviteit in zakelijke communicatie.Het is vooral relevant in het zakelijke aspect, omdat het u in staat stelt om op te vallen in een gunstig daglicht en te voldoen aan de officiële status.

De structuur van de zakelijke boodschap is typisch. Traditioneel bevat het:

• introductie;
• het grootste deel;
• Eindelijk.

De introductie vat het doel van de brief samen. Het grootste deel beschrijft de essentie van het probleem. Kortom, het is wenselijk om de inhoud van het hoofdonderdeel samen te vatten, bijvoorbeeld in de vorm van conclusies. "Postscripts" en verschillende soorten voetnoten zijn ongewenst.

Tot slot, ongepaste zinnen die lijken op manipulaties, zoals: "Ik hoop op een wederzijds voordelige samenwerking", enzovoort. Het is beter om vaarwel te zeggen in een zakelijke brief met eenvoudige zinnen - "Met vriendelijke groet", "Met vriendelijke groet", enzovoort.

In het onderste gedeelte van het bericht worden aangegeven: F. I. O., officiële status, bedrijfsnaam, is ondertekend. Contactnummers zijn ook aangegeven.

Tabellen en grafieken zijn bijgevoegd in een apart bestand (pakket), dit wordt aan het einde van de brief aangegeven. Als er een groep beleggingen is, krijgen ze een inventaris met de namen.

U kunt alleen afkortingen en speciale afkortingen gebruiken als u zeker weet dat de ontvanger ze zal begrijpen.

Om de tekst meer logische strengheid en consistentie in de zakelijke woordenschat te maken, worden de volgende spraakuitdrukkingen als bindmiddelen gebruikt:

• om deze reden;
• op basis van het voorgaande;
• vanwege dit;
• volgens de gegevens;
• op deze basis;
• waarbij rekening wordt gehouden;
• en anderen.

In de virtuele ruimte is zakelijke interactie, die communicatie in een miniatuur vertegenwoordigt, specifiek, en niet minder vereist naleving van de relevante regels voor etiquette. Competent werk met de brief, in overeenstemming met de praktijk, impliceert de implementatie van de volgende opmerkingen betreffende de reikwijdte, taalstandaarden, structuur en formaat.

• De formule van het thema moet exact overeenkomen met het onderwerp dat in de tekst wordt vermeld. Hiermee kunt u de lezer snel aanpassen aan de gewenste zakelijke sfeer.
• Het optimale volume van het per e-mail verzonden document, past in het "één scherm", met een maximale hoeveelheid tekst - één blad in A4-formaat.
• De optimale grootte van bijlagen - niet meer dan 3 MB.
• Verstuurde bestanden worden aanbevolen om te worden "verpakt" in standaard zip- of rar-coderingsarchieven. Anderen worden vaak geblokkeerd tijdens verzending.
• Hyperlinks moeten standaard zijn (blauw, onderstreept).
• Het antwoord aan de geadresseerde moet bovenaan worden geplaatst, aan het begin van de brief en niet hieronder. Hiermee wordt de correspondent gered van het geforceerd scrollen van de vorige tekst.

• U moet de taal van de brief gebruiken, de meest begrijpelijke partner. De vraag van de wenselijkheid van het gebruik in de boodschap professionalisme, zakelijke woordenschat, slanguitdrukkingen en afkortingen (met name in externe correspondentie) wordt afzonderlijk beslist, afhankelijk van de context en kwaliteiten van de correspondentiepartners.
• Het is belangrijk om de partner op de hoogte te stellen van de ontvangst van zijn bericht - het is een teken van goede smaak en een deel van de bedrijfsetiquette, met respect voor hem.
• Het moet zo snel mogelijk worden beantwoord. Als je om welke reden dan ook niet snel kunt reageren, dan moet de partner op de hoogte worden gesteld van de ontvangst van zijn brief en het tijdstip van het antwoord aangeven. Een ethische en comfortabele tijdelijke pauze voordat een antwoord wordt gegeven - 48 uur na ontvangst van het bericht. Na deze tijd gelooft de persoon meestal dat het bericht verloren of genegeerd is. Een buitensporige pauze in de correspondentie is vaak beladen met het risico een partner te verliezen en wordt in het bedrijfsleven behandeld als een schending van ethische normen.
• Aan het einde van het bericht moeten contactgegevens worden geplaatst die zonder uitzondering in alle letters worden vermeld, ongeacht de volgorde van distributie.
• Tijdens verzending is het belangrijk om bijzondere aandacht te besteden aan privacykwesties.

Zie de volgende video voor meer informatie over zakelijke etiquette.